Referat ASG generalforsamling 2024

 

Dato: 23. februar 2023 kl. 18:00

Sted: Studenterhus Aarhus, Nordre Ringgade 3, 8000 Aarhus C

 

 

---

 

Valg af dirigent, referent og stemmetællere

Dirigent: Trine Schack Sørensen

Referent: Emilie Ringgaard

Stemmetæller: Signe Rømer Svejgaard

 

Godkendelse af dagsorden

Alle godkender

 

Formandens (bestyrelsens) beretning

Sæsonen i tal:

• 448 medlemmer
• 60 frivillige (inkl. instruktører)
• 13 gymnastikhold (23/24)
  • Nye hold: Plus, Flow, Impuls, Variations
• 3 fitnesshold (E23+F24)
  • Nyt hold: Jumping fitness

 

Forårsopvisning og afslutningsfest i Lyseng

• Viser video fra forårsopvisningen

• I år holder vi det på to forskellige dage (skiftevis hvert år efter evaluering, hvor meningerne var delte)
• Nyt koncept: Vi er en samlet forening, appellere til at alle hjælper til med at afvikle dagen → alle hold har opgaver
  • Det kommer vi til at gøre igen i år

 

Afslutningsarrangement med de frivillige:

• På væddeløbsbanen, bagefter Christopher til Fed Fredag

 

ASG til NorthSide:

• Stiller med 15 som gate keepere
• 11 timers vagt på én dag, og så har man partout armbånd
• Gav frivillige mulighed for først at tilmelde sig, og derefter åbne op til medlemmer af foreningen - det gik hurtigt, og alle pladser er fyldte nu
• Det er fedt at folk vil være frivillige! Det giver penge til foreningen

 

DSFI:

• Arrangement i Uniparken, hvor ASG stiller med frivillige
• Ikke bare fredagsbar, også en idrætsdag
• ASG havde en bod
• Vi havde et hjul, hvor man kunne vinde billetter til drinks i boderne
• ASG stiller op med frivillige til både idrætsdagen og særligt til oprydningsdagen om lørdagen → det skal vi gøre for at få vores tilskud af AUS, som vi er en del af

 

Opstartsfest:

• På Rustikbar
• Årlig tradition for at lære sit hold og gymnaster på andre hold at kende

 

ASG Light:

• I november
• Preview på opvisninger
• Rigtig god stemning og opbakning + skabe fællesskab på tværs af holdene og se, hvad der ellers sker i foreningen
• Som noget nyt i år havde arrangement hyret salsa-undervisere ind som opvarmning, og det har fået mega god feedback
• Så en video

 

Christmas Challenge:

• Koncept på Instagram, som PR-udvalget har kørt i et par år
• Holdene udfordrer hinanden til en juleudfordring
• Skabe fællesskab i foreningen og forbindelse til andre hold
• Det fortsætter vi med

 

Bestyrelsen har været på DGI’s Lederakademi:

• 24 timer på kursus om at drive en forening
• Vi fik kurset gratis gennem AUS
• Vi har lært om bl.a. kommunikation og rekruttering af frivillige
• “Det kan godt være, du har en god forening, men hvis du ikke fortæller det til andre, så tager folk ikke del i foreningen”

 

Ny ting vi skal i år i ASG: Hjælpe til Aarhus City Bestseller Halvmarathon

• 4 timer hvor vi stiller op og får øl og sodavand bagefter
• Garmin cheering zone, 2-3 timer, vi skal stå og heppe til løbet
• Mega fed tjans, god stemning
• Løbet er søndag den 16. juni, og så er der opstilling om fredagen

 

Indkomne forslag

Ingen indkomne forslag

 

Aflæggelse af regnskab

Bestyrelsen har haft møde med de to kritiske revisorer og fået regnskabet godkendt.

 

Fremlæggelse af regnskab 2023: 

 

Noter:

• Beskedent overskud på 80.000 kr.
• Vi havde midt på året en ret stor udfordring, fordi kassen var ved at være tom - det betød at bestyrelsen måtte lave et revideret budget
• Vores indtægter ligger primært i september og skal også dække hen over foråret
• Vi er på rette vej igen. Vi har bl.a. søgt pulje og fonde
• Vi kommer også til at se af budgettet, at vi stadig skal spare - men vi prioriterer, at der er arrangementer for medlemmerne
• Mange af tallene rammer plet med budgettet - det skyldes at vi i maj reviderede budgettet
• Stigning i gymnastikmedlemskaber - skyldes både flere medlemskaber og at vi hævede kontingentet. Vi ligger dog stadig under AGF i kontingent, hvilket vi også helst skal som studenterforening, der får tilskud af AUS
• Vi har brugt flere penge på arrangementer edn hvad der var budgetteret med 
  • Skyldes bl.a. at vi brugte en del penge på afslutningsfesten
  • Til gengæld sparede vi på opstartsfesten, som gik i nul (egenbetaling fra gymnaster)
• Vi har startet jumping fitness og indkøbt nogle dyre trampoliner - instruktørerne har selv søgt en pulje, som dækkede nogle af omkostningerne. Gode til at promovere holdet, det går godt.

 

Ingen spørgsmål til regnskabet.

 

Vedtagelse af budget og kontingent

 

Budget 2024: 

• Har sat gymnastikmedlemskaber lidt konservativt, fordi vi vil sætte det højere end hvad vi forventer at få. Landsstævnesæson kan gøre, at der kommer flere medlemskaber
• Arrangementudgifter er sat ned, men vi har ikke valgt at aflyse nogen arrangementer
• Lokaleudgifter kan vi ikke gøre så meget ved. Ikke-kommunale lokationer som DGI-huset er bare tunge poster, vi ikke kan ændre på.
• Budgetterer med et overskud på 80.000 kr. med henblik på at vi skal have et overskud, så vi har penge til at betale vores udgifter i forårssæsonen
• Bestyrelsen er i gang med arbejdet med at søge pulje og fonde - bl.a. til afholdelse af arrangementer

 

Spørgsmål: Lokaleudgifter højere pga. Landsstævnesæson?

• Ja, men der kommer nok også ekstra indtægter. Man kan overveje at kræve egenbetaling fra gymnaster, der går på Landsstævnehold og får længere
• Vi er også ved at undersøge muligheden for andre lokationer, fx Lystrups nye springcenter
• Men ja, det er tænkt med, at der er flere udgifter pga. Landsstævne
• Men mange af de ekstra Landsstævneudgifter vil først ligge i 2025 pga. det skæve regnskabsår

 

Spørgsmål: Sociale arrangementer blandt udvalg?

• Det er ikke lagt ind i budgettet
• Men det er tiltænkt at der kommer nogle fælles arrangementer, som vi også søger puljer til
• Så sociale arrangementer ligger højt på vores liste, for det skal også være fedt at være i ASG

 

Spørgsmål: Har ASG sponsorater?

• Det har vi ikke, men det kunne være relevant at undersøge
• Det har vi ikke haft tradition for, men mange andre foreninger har succes med sponsorater
• Det er også en større arbejdsbyrde, og det er frivillige kræfter, men det vil bestyrelsen gerne undersøge

 

Spørgsmål: Materialeudgifter (?) 

• Vi har sparet på markedsføringsudgifter - bl.a. fotograf til forårsopvisning
• Vi har indkøbt beachflag og bannere, som kan bruges igen og igen, og derfor behøver vi ikke at bruge flere penge på det

 

Kontingent 2024/2025: Forbliver det samme som indeværende sæson. 

• Ingen ændringer i år
• Vi ændrede kontingentet pr. 1/8 2024
• Fitness:
  • Pr. hold: 450 kr.
  • Pr. gang (ikke medlem)
  • Pr. gang (aktivt medlem): 30 kr.
    • Forsøg med jumping fitness: De næste to måneder kører vi gang-til-gang tilmelding (fordi der altid var afbud)
    • Det koster 50 kr. pr. gang
• Gymnastik:
  • 1 hold: 1.350 kr.
  • Træning på 2 hold: 
  •  

 

Kan alle godkende budgettet?

Alle godkender, og budgettet er vedtaget.

 

Alle godkender også kontingent, som derfor vedtages.

 

Valg af bestyrelse

 

Fratræder bestyrelsen:

• Ayla Raundahl
• Maria Lodahl Agerbæk
• Emilie Ringgaard

Genopstiller:

• Trine Schack Sørensen
• Teresa Izabella Nørgaard Thomsen
• Karoline Lender (kasserer)

Bestyrelsen indstiller:

• Caroline Vind
• Sarah Bro
• Mathilde Paustian
• Anne Kjær Henriksen

 

Er der andre, der ønsker at stille op til bestyrelsen?

Nej

 

Bestyrelsen vedtages

 

Valg af suppleanter

Tidligere suppleanter:

• Jasmine (genopstiller ikke)
• Rasmus Pradsgaard (genopstilliger)

 

Bestyrelsen indstiller:

• Ayla Raundahl

 

Rasmus Pradsgaard og Ayla Raundahl er valgt om suppleanter.

 

Valg af formand og næstformand

Fortsætter med delt formandsskab.

 

Valg af to kritiske revisorer samt to suppleanter

• Josephine Brunsgaard (genopstiller)
• Mathilde Berg Hansen

 

• Suppleant: Schani Stig Thomsen

 

Josephine Brunsgaard og Mathilde Berg Hansen er valgt som kritiske revisorer.

Schani Stig Thomsen er valgt som suppleant

 

Eventuelt

Forslag til sponsor?

• Kommentar: Vi bruger ikke sportstøj offentligt som man fx gør til håndbold, så vi er ikke lige så synlige
• Kommentar: Ellers skulle der være logo på holdtrøjerne
• Kommentar: Men skulle alle så underlægges de regler?
• Kommentar: Lige nu er det jo frit for holdene at finde holdtøj. Hvis det er på foreningsbasis at man skal sørge for sponsoreret tøj til alle hold, er det et stort arbejde. Men vi har tidligere fået sponsorater
• Kommentar: Sponsoreret tøj på gulvet må man vist ikke have på til DGI-opvisninger
• Kommentar: Men måske er det kun, hvis man er på et DGI-hold?
• Kommentar: Vi har jo før lavet sweatere til frivillige, og den opgave er overgået til PR, som i forvejen har travlt - så hvis det skal ske, er der måske brug for hjælp fra bestyrelsen
• Kommentar: Måske skulle man i stedet fx vælge at undersøge muligheden for at få nogen til at sponsorere fx morgenmad og andre ‘forbrugsgoder’ til foreningen

 

Spørgsmål: Forårsopvisning i Lyseng, hvad med fest?

• Festen bliver d. 6. april og afholdes i Aarhus
• Årets forårsfest bliver på Heidi’s Beerbar
• Der vil være mad, og senere på aftenen vil der være fri bar i 1 time
• Der vil være DJ, og så har vi baglokalet indtil kl. 

 

Spørgsmål: Begrænset antal deltagere til festen? Lidt ærgerligt.

• Der er 130 pladser
• Det blev lidt noget rod ved opstartsfest, hvor der var mange tilmeldinger i sidste øjeblik og der blev lavet en venteliste en halv dag før
• Så ja, der er et maks på - men hvis der er meget stor tilslutning vil arrangement gerne overveje at finde en større lokation med plads til flere
• Der vil være Waterbeerpong

 

Spørgsmål: Alkoholfrit alternativ til fri bar under afslutningsfesten? Det er lidt ærgerligt hvis dem, der ikke drikker alkohol skal betale for fri bar uden at kunne få noget

• Arrangementudvalget undersøger om det er muligt - vil gerne tilgodese så mange som muligt 

 

Spørgsmål: Opstartsfesten var i denne sæson på et diskotek - kunne man lave det til et eftermiddagsarrangement, så der er bedre mulighed for at lære hinanden at kende?

• Arrangementudvalget siger, at opstartsfesten ikke kommer til at være på Rustik igen
  • Gik efter at have siddepladser og så dansegulv bagefter
  • Rustik var helt nyopstartet
• Forslaget er noteret, og arrangementudvalget er åben overfor at nytænke opstartsfesten. 
• En opstartsfest med diskotek kan være overvældende for tilflyttere, der ikke kender så mange i Aarhus 
• Kommentar: Man kunne også italesætte det til opstartsmødet, så instruktørerne kunne være opmærksomme på det og opfordre holdet til at tage til det sammen
• Kommentar: Tanken fra start har været, at holdene kunne mødes inden og holde forfest

 

Tema til forårsfesten?

• Har folk lyst til tema, når man mødes nede i byen? 
• Ja det kunne være sjovt, og det er der ofte til gymnastikfester
• Forslag: 
  • Space
  • Under havet
  • Afterski